Как оформить шапку письма

Деятельность любой компании немыслима без деловой переписки. Естественно, как и вся официальная документация, оформление делового письма, его содержание, стиль и язык строго регламентированы. Такие требования предъявляются как к самому письму, так и к его «шапке» - предваряющей основной текст информации.

Спонсор размещения PG Статьи по теме Как оформить шапку письма Как написать шапку Как подписать деловое письмо Как написать письмо министру

Изучите общие требования, установленные к оформлению деловой документации. Основным регламентирующим документом на сегодняшний день является ГОСТ Р 6.30-2003, он распространяется на все виды унифицированных документов, к которым относятся и деловые письма. Ознакомьтесь с теми требованиями, которые вам нужно будет знать при написании шапки письма, узнайте, что входит в состав реквизитов, требования к реквизитам документации, бланкам писем.

Для написания деловых официальных писем используйте бланк вашего предприятия, который должен быть напечатан на стандартном листе писчей белой бумаги формата А4. На бланке обязательно должен быть указан логотип и полное наименование вашего предприятия, его реквизиты, почтовый адрес, контактные телефоны, факс и адрес электронной почты, по которому можно связаться с администрацией. Если вы представляете государственную организацию, обратите внимание, чтобы были соблюдены требования к изображению герба Российской Федерации, которые также установлены в ГОСТ Р 6.30-2003.

В шапке письма, в левом верхнем углу, предусмотрено поле для заголовка письма. В нем вы должны в одном предложении сформулировать тот вопрос, который будет рассматриваться в основном тексте письма. Он поможет руководителю или другому должностному лицу, которому письмо адресовано, определить, кого пригласить в качестве консультанта по рассматриваемому вопросу или кому поручить решение вопроса данного письма.

В правом верхнем углу напишите должность, организацию, фамилию и инициалы адресата, укажите почтовый индекс и адрес, по которому нужно будет отправить письмо. Если ваш адресат имеет научные звания, то их также можно отразить перед его фамилией.

Обращение также входит в шапку письма. Начните его со слов: «Уважаемый…» и обратитесь к должностному лицу по имени и отчеству. Если они вам неизвестны, то можете узнать их, обратившись в секретариат той организации, куда вы пишите письмо.

Как отправлять сопроводительное письмо
Содержание и оформление документов и деловых бумаг, которые сопровождают деятельность любого предприятия или организации, регламентируются соответствующими документами, государственными стандартами. Сопроводительное письмо относится к деловым документам, поэтому оно должно соответствовать тем

Как подписать деловое письмо
Этикет делового общения подразумевает правильное составление письменной корреспонденции. И если шаблоны и шапки деловых писем оформляются довольно стандартно, то подписям в корреспонденции уделяется недостаточно внимания. Чтобы адресат правильно расшифровал ваше послание, деловое письмо имело

Как овладеть навыками делового письма
Представителям самых разных профессий в рабочем процессе нередко требуется навык создания деловой документации и написания деловых писем. Научившись грамотно составлять деловые письма, вы создадите в глазах своих клиентов, сотрудников и партнеров правильный имидж серьезного работника, который знает

Как написать деловое письмо-ответ
Получая сообщения от партнера по бизнесу, многие стараются как можно быстрее ответить на полученный запрос, чтобы не заставлять ждать партнера. И это правильно - время в этом случае нередко имеет значение, которое трудно переоценить. Но не задумываясь особо о форме ответа, мало кто думает, что этим

Как оформить деловое письмо
От оформления и содержания делового письма во многом зависит судьба намеченного дела, дальнейшего сотрудничества, просьбы. Этот документ вы готовите и направляете в адрес своего потенциального или действующего инвестора, партнера. Оно играет роль верительной грамоты, по которой адресат будет

Как написать грамотно письмо
Во многом судьба намеченного дела, просьбы, заявления, дальнейшего сотрудничества зависит от первого делового письма, которое вы направите в адрес своего потенциального партнера или инвестора. Это своего рода визитная карточка по которой можно судить о том, насколько серьезно следует отреагировать

Как написать письмо министру
В жизни каждого человека возникают ситуации, когда необходимо написать письмо в адрес высокопоставленных чиновников. Многие теряются и не могут подобрать нужных слов, по-деловому и логично выстроить свое сообщение с тем, чтобы письмо не выбросили в корзину для мусора, а непременно прочитали до

Как писать деловое письмо
В наше время письма уходят в прошлое и становятся редкостью. Но это не касается деловой переписки. Деловые письма являются официальным документом. С их помощью устанавливаются контакты, они фиксируют все этапы деловых взаимоотношений. И умение составить деловое письмо говорит о квалификации

Как написать деловое письмо
Письма, которые предназначены для прочтения родственниками или друзьями, не требуют особого оформления. Другое дело – деловая переписка, которая подразумевает переписку между клиентами, заказчиками, работодателями и служащими. Необходимо иметь четкое понятие, как написать деловое письмо, как

Как составить письмо
Оформлению деловой переписки многие фирмы уделяют не так много внимания. Часто можно видеть, что серьезные письма и сопутствующая корреспонденция напечатаны на обычном белом листе формата А4. При этом немногие знают, что порядок оформления подобного рода документации регламентируется ГОСТ

Как написать шапку письма

Выберите украшенную монограммой или именную почтовую бумагу. В отличие от шапки деловых писем, многие личные письма пишутся от руки на почтовой бумаге, на которой указаны инициалы или полное имя человека наверху бумаги.

Напишите свой адрес в правом верхнем углу, только в том случае, если человек, которому вы пишете, еще не знает ваш адрес. Конверты могут быть выброшены, а наличие адреса отправителя является лучшим способом, чтобы поощрить написание ответа. Переходите к дате, если вы в дружеских отношениях с получателем. [3]
  • Адрес отправителя должен содержать две строки, название улицы и города, штат и почтовый код. Имя не нужно.

Напишите дату написания и отправки письма двумя строками ниже вашего адреса слева или справа. Используемый формат: день, месяц и год. Например, 15 сентября .
  • Личные письма должны быть отправлены сразу же после написания, чтобы быстро доставить срочную информацию.

Не пишите адрес получателя в неофициальных письмах. Если вы пишете официальную жалобу или письмо, в котором официально делаете заявление организации, вы должны использовать правила этикета деловой переписки.

Ваше приветствие начните с Дорогой. Формальность адреса будет зависеть от того, насколько хорошо вы знаете человека, которому пишете. Всегда использовать двоеточие после приветствия.
  • Вы можете использовать Уважаемый г-н Джеймс , Уважаемый Ларри Джеймс или Дорогой Ларри .
  • Продолжите письмо абзацами основной части письма, концовкой, подписью и приложениями. [4]

Как написать деловое письмо

Письма для общения с друзьями и родственниками, а именно их оформление, не имеют жестких требований. Однако осталась сфера, в которой этому уделяется должное внимание. Речь идет о деловой переписке – важнейшей части взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций, в какой последовательности поместить информацию, какие слова следует употреблять.

Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях. даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела. Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так. должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: “Уважаемая госпожа Иванова!”, “Уважаемый Михаил Петрович!”, “Уважаемый господин директор!”, “Уважаемые господа!”. Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа “г-н”, “г-жа” или употребление инициалов человека.

Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: “Надеемся/надеюсь…”, “Уверен/уверены…”, “Просим извинить за задержку с ответом” и т.п.

Заканчивается деловое письмо вежливой подписью. “С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)”. По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Цель большинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, заставить действовать в нужном для автора направлении. Поэтому текст письма должен быть однозначным, лаконичным, точным и ясным .

Включайся в дискуссию

Поделиться с друзьями:

Источники: http://masterotvetov.com/raznoe/127586-kak-oformit-shapku-pisma.html, http://ru.wikihow.com/%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D1%88%D0%B0%D0%BF%D0%BA%D1%83-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%B0, http://strana-sovetov.com/career/2377-business-letter.html






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением