Ответ на претензию

Ответ на претензию – документ, являющийся одним из видов деловой переписки на любом предприятии. Данный документ является ответом на ранее отправленную претензию, касающуюся какого-либо дела (покупки чего-либо, оказания различного рода услуг и др.).

Претензия представляет собой документ, отображающий, как правило, жалобу покупателя относительно низкого качества поставленного ему товара или ненадлежащую доставку (если данная услуга входит в стоимость товара). Благодаря данному виду делового письма можно выяснить все разногласия, возникшие между сторонами, без судебных разбирательств.

Существует несколько правил, которыми следует руководствоваться при отправлении ответа на претензию. К ним относятся следующее:

  1. Срок ответа на претензию указан в договоре поставки. В течение этого срока продавцу необходимо ознакомится с претензией и далее дать на нее в письменном виде ответ.
  2. Ответ целесообразно отправлять заказным письмом с уведомлением о получении или же телеграммой.
  3. Согласно установленного в договоре поставки срока, продавец должен оповестить покупателя об отклонении или принятии претензии к рассмотрению.
  4. Если решением продавца является принятие претензии, ему необходимо сообщить о сроке, в течение которого он примет определенное решение, касательно выдвинутых покупателем требований.
  5. В случае, когда ответ на письмо-претензию не отправлен в указанные сроки, покупатель имеет полное право обратиться в арбитражный суд с исковым заявлением с определенными требованиями (возмещение денежных средств, замена товара (услуги) и др.).

Данный документ должен содержать в себе следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • полное наименование предприятия (согласно учредительным документам), которое направляет данный ответ на претензию;
  • контактная информация о предприятии (адрес местонахождения, телефоны и факс);
  • информация о получателе письма (наименование организации, должность, фамилия, имя, отчество, адрес местонахождения);
  • текст письма, отображающий решение относительно предъявленной претензии;
  • дата составления документа.

Если текст ответа на претензию является неудовлетворительным и представляет собой отказ на все требования покупателя, к документу следует приложить пакет документов или других нормативных актов, которые обосновывают отказ.

Как написать ответ на претензию?

В современном мире нам постоянно приходится взаимодействовать с другими людьми. Это происходит при покупке товара, заказе каких-либо услуг, выполнении собственных обязательств. Общение бывает не только между физическими, но и юридическими лицами. К сожалению, не всегда все проходит гладко, поэтому недовольная сторона, чтобы отстоять свои права, имеет право написать претензию. При получении такого знака недовольства от клиента или делового партнера предприятие обязано написать ответ.

Обычно ответ на претензию составляется в письменном виде, в свободной форме, а его стиль должен быть похож на саму жалобу. Он должен быть адресован непосредственно заявителю. При указании в претензии почтового адреса ответ высылается именно по нему. Подписывается документ получателем. Содержание текста должно четко дать понять позицию провинившейся стороны и с первых же строк указывать, согласна она с предъявленными жалобами или нет.

Если ответ на претензию содержит согласие с требованиями заявителя, то получатель должен удовлетворить притязания. В ответе должно быть указано, будут полностью удовлетворены требования или частично. Также следует изложить информацию о сроках и порядке их удовлетворения. У заявителя можно попросить и отсрочку, если выполнить все указания на данный момент не представляется возможным.

Также допустим вариант, когда получатель не согласен с требованиями заявителя. Тогда ответ на претензию должен отразить его правовую позицию. Можно привести в качестве доказательства определенные документы, например, выписки из банка об уплате задолженности. В некоторых случаях можно и вовсе не отвечать. Такое молчание будет расценено, как возражение и отказ от исполнения определенных обязательств. Но если в договоре прописан пункт, что отсутствие ответа контрагента считается согласием, то молчание будет значить, что получатель согласен с действиями, описанными в претензии.

Сложнее всего приходится магазинам. Ведь им чаще, чем кому либо еще, приходится писать ответ на претензию покупателя. Последний может высказать свое неудовольствие в Книге жалоб , отправить письмо по электронной почте в компанию, написать претензию на специальном сайте. Как бы там ни было, но ответить на отзыв покупателя нужно в любом случае. Срок ответа на претензию обычно составляет не более 10 дней с момента ее получения.

Ответное письмо нужно очень хорошо продумать, чтобы оно успокоило и удовлетворило недовольного клиента, а не разозлило его еще больше. Никогда не стоит оправдываться, а тем более указывать, что сам покупатель по своей невнимательности или нерасторопности виноват в случившемся. Нужно помнить, что это человек, который платит компании свои деньги, а значит он прав во всем. Даже один негативный отзыв, оставленный рассерженным клиентом, может насторожить не один десяток потенциальных покупателей.

Ответ на претензию должен быть составлен в вежливой и корректной форме. Если жалоба справедлива, то сразу нужно извиниться перед заявителем, поблагодарить его за предоставленную информацию, постараться решить его требования. Также стоит проинформировать покупателя о предпринятых мерах, которые позволят избежать в дальнейшем неприятных моментов.

Составление ответа на претензию по качеству товара

Приобретая в точке продаж товар ненадлежащего качества, покупатель защищен законом «О правах потребителя», согласно которому он имеет полное право направлять продавцу (поставщику) некачественного товара претензию с требованием о компенсации морального и материального ущерба, возврате денег за приобретенный некачественный товар или его замену его по требованию.

Составление письменной претензии требует мгновенной реакции ответчика. Получив претензию на приобретение товара ненадлежащего качества, поставщик должен удовлетворить просьбу потребителя или предоставить письменный ответ. В материале мы рассмотрим, как правильно написать ответ покупателю на претензию относительно приобретения некачественного товара. Скачать пример ответа на претензию можно в конце материала.

Также на сайте вы можете скачать

Согласно закону «О защите прав потребителей» письменный ответ на претензию потребителя должен быть отправлен в течение 10 дней. Обязательно необходимо сделать все правильно, чтобы потребитель, направивший претензию, обязательно получил ответ. Поэтому лучше отправить ответ заказным письмом через почтовое отделение Почты России. Обязательно должна быть опись и уведомление о получении письма.

Как правильно написать ответ на претензию по качеству товара от потребителя?

Содержание ответа продавца, производителя или поставщика будет зависеть от того, что именно требует покупатель. Он может требовать заменить некачественный товар, вернуть деньги или исправить недостатки. Если продавец изначально согласен, то он сразу удовлетворяет просьбу #8212; устраняет дефекты, возвращает деньги или обменивает товар на аналогичный.

Если претензии покупателя необоснованны, или он считает, что его вины в этом нет, что потребитель приобрел некачественный товар, например, покупатель сам мог допустить поломку товара во время ненадлежащего его использования. Не согласный с такой точкой зрения продавца покупатель может оформить письмо-претензию, требующее ответа.

Структура ответа на письмо-претензию покупателя на качество товара может быть такой:

  • В шапке письма указываются реквизиты человека, которому направляется ответ на претензию, реквизиты продавца, производителя, которые пишут ответ на претензию;
  • Название документа;

В центре текста пишется ответ на претензию. Оформляется текст в деловом стиле. Обязательно необходимо указать дату и номер лицензии, объяснить свою точку зрения и указать причины несогласия, обязательно мотивировать ответ законодательными документами, пунктами договора, который заключается между обеими сторонами во время покупки товара.

Дополнительно проводится повторная экспертиза качества товара, после результатов которой, покупатель уведомляется письмом. По желанию покупатель может лично присутствовать во время проведения экспертизы. Если продавец или производитель согласен удовлетворить требования, то в письме обязательно указываются сроки, в которые это требование будет удовлетворено.

В нижней части бланка, написанного на листе формата А4 ставится подпись руководителя, продавца и печать компании или организации, описание ответа.

Скачать пример ответа на претензию покупателя по качеству товара

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Спасибо, что читаете нас!

Источники: http://forms-docs.ru/doc/otvet-na-pretenziyu, http://fb.ru/article/62092/kak-napisat-otvet-na-pretenziyu, http://online-buhuchet.ru/sostavlenie-otveta-na-pretenziyu-po-kachestvu-tovara-i-ee-osobennosti/






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением