Рассмотрим, сколько времени нужно хранить на предприятии табели учета рабочего времени

Когда законодательство позволяет применять факсимиле? Можно ли использовать его при работе с первичными документами? Какого мнения ГФС и Минюст по этому поводу? Проанализируем вместе

В частности, налоговики разъяснили, когда ЭЦП приравнивается по правовому статусу к собственноручной подписи (печати)

Перед бухгалтерами часто возникает вопрос: соответствует ли договор критериям первичного документа как основания для отображения хозоперации в учете? Принципиально ли, чтобы название услуг, работ в договоре совпадало с услугами и работами, указанными в акте?

Налоговики разъяснили, какие первичные документы должен предоставить работник, направленный в командировку, для подтверждения понесенных расходов при использовании электронного билета на поезд или самолет

25.04. 5270 5

Столичные налоговики отметили: если первичный документ (в частности, акт приема-передачи) оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства, то такой электронный документ будет иметь юридическую силу

Для подтверждения данных налогового учета могут приниматься во внимание только первичные документы, составленные в случае фактического осуществления хозяйственной операции

До окончания АТО единственным надлежащим и достаточным документом, подтверждающим наступление форс-мажора на территории АТО как основания для освобождения от ответственности за неисполнение обязательств, является сертификат Торгово-промышленной палаты

ГФС разъяснила, является ли железнодорожной товарно-транспортной накладной полученная по электронной почте электронная накладная, подтверждающая факт доставки товара железнодорожным транспортом

Внесены изменения в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине

11.03. 7643 1

Когда нужно составлять акт предоставления услуг с учетом бухгалтерского законодательства и на что влияет дата его составления? Какие последствия возникают при составлении этого акта первым числом месяца, следующего за месяцем оказания услуг? Разъясняют специалисты Дебета-Кредита

15.02. 8712 2

Минфин обнародовал проект новой формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет

12.02. 16013 9

Фискалы склоняются к обязательному применению участниками транспортного процесса товарно-транспортной накладной по типовой форме № 1-ТН.

Налоговики напомнили порядок восстановления утраченных или уничтоженных первичных документов на выплату зарплаты

Формирование расходов для расчета финрезультата до налогообложения при определении объекта обложения налогом на прибыль не может осуществляться на основании оформленных ненадлежащим образом первичных документов

Мнение налоговиков неизменное: использование факсимиле при оформлении первичных документов по письменному соглашению сторон, в котором содержатся образцы аналога их собственноручных подписей, не нарушает законодательство

Налоговики не против оформления расходных накладных в электронной форме при условии соблюдения требований законодательства об электронном документообороте и правил оформления первичных документов

10.12. 3311 2

Налоговики предоставили разъяснения относительно документального подтверждения расходов, которые отражаются в бухучете и включаются для определения объекта налогообложения налогом на прибыль

Однако налоговики отмечают, что это не касается случаев применения первичных документов типовых и специализированных форм, которыми предусмотрено использование факсимильного воспроизведения подписи

23.11. 6139 2

Оформление товарно-транспортной накладной – важная составляющая документооборота транспортных компаний, а также других участников процесса перевозки. Что нужно знать о товарно-транспортных накладных в Украине?

19.11. 16534 5

Налоговики разъяснили, что ведение товарно-транспортной накладной является обязательным для всех хозсубъектов. Но должен ли выписывать ее предприниматель-перевозчик на каждого контрагента, четкого ответа не предоставили. Комментирует редакция

Кабмин внес изменения в Порядок ведения Единого реестра товарно-транспортных накладных на перемещение спирта этилового и алкогольных напитков

Предприятия на территории АТО обязаны провести инвентаризацию по состоянию на 1 число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета

Использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении товарно-транспортной накладной не является нарушением

Юрлица, которые изменили местонахождение, должны стать на учет в государственном архивном учреждении по месту регистрации юрлица

Минсоцполитики утвердило новое техническое описание и образец бланка разрешения на применение труда иностранцев и лиц без гражданства в Украине

Обычно бухгалтерская справка ассоциируется с исправлением ошибок, однако сфера применения этого первичного документа куда шире. Поговорим о том, в каких именно распространенных случаях следует ее оформлять и какие при этом нюансы следует учесть

Минфин утвердил типовые формы бюджетных запросов для формирования местных бюджетов

Налоговики напоминают, что налогоплательщик может выбрать форму ведения книги учета доходов (доходов и расходов) - бумажную или электронную

Утверждены формы документов по организации лечения лиц льготных категорий для обеспечения их санаторно-курортной путевкой структурными подразделениями социальной защиты населения

Ответственность за неправильное оформление первичных документов

Как известно, чем внешне более прост вопрос, тем сложнее на него отвечать: очевидность и привычность трудно аргументировать. Так и с первичными документами: все профессионалы и непрофессионалы знают, что они должны быть правильно оформлены. А если все же в их оформлении допущена ошибка? Сразу же актуальными становятся вечные вопросы классиков: «Что делать?», «Кто виноват?».
В данном исследовании остановимся на одном из этих аспектов, и рассмотрим какая же и, собственно, чья ответственность наступает за допущенные ошибки

Сразу подчеркнем: полным и всеобъемлющим ответ на заданные вопросы получится только в том случае, если одновременно проблема будет рассматриваться в нескольких плоскостях:

Аспект 1. Виды первичных документов с позиции влияния на последствия допущенной ошибки по их оформлению.

Аспект 2. Последствия допущенной ошибки по оформлению первичных документов.

Аспект 3. Виды ответственности.

Вот где-то на пересечении этих прямых и может находиться та конкретная точка, а именно: воплощенный в реальное действие результат — наказание за допущенную ошибку по оформлению первичных документов. И, как у любой точки на плоскости, ее координаты таковы:

а) установленное виновное лицо (лица);

б) примененная санкция.

Итак, разложим проблему на составные части.

Аспект 1. Требования по оформлению в зависимости от вида первичных документов

Прежде всего необходимо четко очертить анализируемую (исследуемую) область: о каких документах идет речь? А для этого обратимся к терминологии.

В более широком смысле толкование термина «документ» представлено в п. 1 ст. 1 Закона Украины «Об информации» от 02.10.1992 г. № 2657-XII. в соответствии с которым:

документ— это материальный носитель, содержащий информацию, основными функциями которого являются ее сохранение и передача во времени и пространстве .

Но с учетом профессиональной направленности исследования, безусловно, руководствоваться следует специальным термином, указанном в ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее —Закон о бухучете ), а именно:

первичный документ— это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Как видим, достаточно широкое толкование. В некоторой степени более конкретны специалисты Минфина в Положении № 88. В соответствии с п. 2.1 Положения № 88 :

первичные документы— это документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Дополнительно также стоит еще отметить следующее. НКУ просто «пестрит» ссылками и упоминаниями первичных документов, но самого термина не содержит. Однако всегда из контекста следует, что и в НКУ речь все же идет об учетных первичных документах, т.е. в первую очередь о документах с позиции бухгалтерского учета. А это значит, что первичные документы необходимо рассматривать как один из составляющих метода бухгалтерского учета, его неотделимую часть.

Таким образом, отправной точкой на пути последующего установления ответственности за допущенные ошибки оформления первичных документов целесообразно обозначить именно требования главных «бухгалтерских» нормативных документов по данной тематике:

Для того чтобы систематизировать имеющуюся в настоящих нормативных документах информацию относительно оформления первичных документов и ответственности за осуществление данного процесса, предоставим информацию в таблице 1 :

Требования к оформлению первичных документов и ответственные лица за данное оформление

Оформление этих документов – это лицо Вашей фирмы

Не применяем ТОРГ-12

  • Тогда заполняем все предлагаемые нам реквизиты, даже если это не делает Ваша бухгалтерская программа, включая ОКПО, р/сч, обслуживающий банк свои и своего покупателя.
  • если нет подписи, расшифровки подписи, лица, осуществившего фактическую отгрузку товара, а именно кладовщика,
  • если нет печати или штампа.
  • Обычно в ТОРГ-12 заполнены поля, «Отпуск разрешил», «Главный (старший бухгалтер», они, по большому счету существенны для внутреннего контроля Вашей организации, но смысл накладной – зафиксировать передачу товара от одной организации другой (как правило, это и переход права собственности), поэтому документ должен быть подписан лицами, непосредственно осуществляющими прием-передачу товара.
  • Если груз получает доверенное лицо покупателя или транспортная организация, то должны быть заполнены поля «По доверенности выданной» и «Груз принял».
  • На Вашем экземпляре поле «груз получил грузополучатель» не заполняется, поскольку обязанность по передаче товара считается выполненной». Это поле будет заполнять кладовщик покупателя, принимая на склад груз.
  • Если груз покупатель принимает на своем складе, тогда поля «По доверенности выданной» и «Груз принял» не заполняются. Заполняется только «груз получил грузополучатель» и ставится печать или штамп организации.
  • Рисуем накладную в произвольной форме и утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике.
  • В накладной обязательно должно быть:
  • Название документа – НАКЛАДНАЯ
  • дата составления
  • наименование Вашей организации и Вашего покупателя
  • наименование товара
  • единица измерения
  • штуки, метры, килограммы и т.д.
  • цена, сумма, ссылка на НДС
  • должность и подпись лица отгрузившего товар и принявшего его. Только подписей недостаточно.

ВНИМАНИЕ - доверенность от Вашего контрагента!

Если присутствует, хотя бы одно из нижеперечисленных отклонений, она недействительна, а следовательно, доверенное лицо не имеет право получать груз и подписывать акты.

  • доверенность выписана на директора – такого не должно быть в принципе, поскольку директор действует на основании Устава и доверять что-либо самому себе не совсем логично;
  • в доверенности есть исправления;
  • в доверенности вместо конкретного наименования товара указано «Товар на сумму»
  • в доверенности нет количества прописью;
  • на доверенности штамп доверяющей организации;
  • нет подписей уполномоченного лица, руководителя, гл.бухгалтера;
  • не вписан документ основание;
  • доверенность формы М2 или М2а выписана для подписания акта выполненных работ, оказанных услуг (для этих целей доверенность оформляется в соответствии со ст.185 гл.10, ч.1 ГК РФ).

Как должна быть грамотно оформлена доверенность подробно описано в Инструкции Министерства финансов СССР №17 от 14.01.1967г. (она действующая).

Товарно-транспортная накладная

Если товар от поставщика к покупателю перевозится автомобильным транспортом выписывать товарно-транспортную накладную обязательно – это основание учета движения товаров и расчетов за их перевозки, т.е. обоснованность включения в затраты транспортных расходов, при чем не важно кто их оплачивает продавец или покупатель.

Применять унифицированную форму товарно-транспортной накладной 1-Т не обязательно, поскольку Постановление Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997г. утвердившее данную форму опубликовано не было.

Форму, при желании, разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике. Обратите внимание, ТТН может выписать и Ваш покупатель.

При привлечении к перевозке сторонней организации требуйте от перевозчика доверенность на товар, этим Вы снимите с себя ответственность, за сохранность товара во время перевозки и возможную недостачу.

Акт

При оказании услуг, выполнении работ составляется исключительно акт, даже если услуги оказывались вместе с продажей товаров - накладная с услугами быть не может.

Форму акта разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике.

В акте обязательно должно быть:

  • Название документа – АКТ;
  • дата составления;
  • наименование Вашей организации и Вашего клиента;
  • наименование услуг, работ;
  • единица измерения;
  • цена, сумма, ссылка на НДС;
  • должность и подпись лица ответственного за оказание услуг, выполнение работ. Только подписей недостаточно.

Перечень лиц, имеющих право подписи актов, накладных после согласования с главным бухгалтером, утверждается директором.

А теперь – счет-фактура.

Больше всего нареканий к полю «К расчетно-платежному документу», сюда нельзя вписывать счет, заказ, накладную, акт и т.п.

РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - это требования, платежные поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке.

ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы в виде ценных бумаг, по которым производятся платежи на основании их предъявления: чеки, векселя, аккредитивы.

Не ставьте «/» или «‘», когда вместо руководителя и главного бухгалтера подписывается ответственное лицо. Достаточно его подписи и расшифровки. Если программные средства позволят, дополните счет-фактуру ссылкой на приказ или доверенность, согласно которой именно этот человек имеет право подписи. Причем Ваш работник должен понимать, что он не просто подписывает счет-фактуру, но и несет ответственность за ее правильное оформление. Проще переделать уточнить счет-фактуру на этапе подписи, чем года ее получит бухгалтерия покупателя. Дополните приказ о праве подписи обязанностью проверять выставленные счет-фактуры по формальным признакам, например, на предмет наличия КПП покупателя или адреса грузополучателя.

Не надо стремиться, любой ценой выставить счет-фактуру тем же числом, накладная или акт, если неизвестен какой-либо реквизит покупателя.

Выпишите счет-фактуру позже – Налоговый кодекс позволяет сделать в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуг п.3ст.168НК РФ. Покупатель только скажет спасибо Вам за грамотно оформленный счет-фактуру, потому что налоговая инспекция претензию по необоснованно примененному вычету НДС предъявит ему, а по большому счету виновата ваша организация. Если нет возможности передать счет-фактуру представителю покупателя лично, направьте его обычным письмом, предварительно согласовав адрес.

Настройте бухгалтерскую программу, чтобы на печатной форме счет-фактуры было:

  • наименование Вашей организации и покупателя, причем например не «Весна», а ООО «Весна». Заполнять ли «Общество с ограниченной ответственностью» или «ООО» решать Вам, поскольку Налоговый кодекс не содержит обязательств на этот счет, также как в поле «Продавец» не обязательно заполнять полное и краткое наименование организации (Письмо ФНС России от 14.07.2009 № ШС-22-3/564@);
  • адрес место нахождения продавца, покупателя, причем адрес состоит из. индеса, субъекта РФ, населенного пункта, улицы, № дома и тд.

Источники: http://news.dtkt.ua/accounting/primary-documents, http://www.golovbukh.com/otvetstvennost-za-nepravylnoe-oformlenye-pervychnyih-dokumentov/, http://buhservis.info/index.php/Stat-i/Buxuchet/2009-12-14-15-09-06.html






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением