Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

На любом предприятии нельзя просто так получить или внести деньги в кассу – этот факт обязательно должен быть зафиксирован документально. Кассовые операции по выдаче наличности внутри компании обычно оформляются расходным кассовым ордером, или РКО. Это первичный бухгалтерский документ, который заполняется по унифицированной форме КО-2.

Правила оформления РКО

Расходный документ подготавливается бухгалтерией в единственном экземпляре, так как на руки получателю денежных средств он не выдаётся, а остаётся для отчётности в кассе. Кассовый ордер подписывается руководителем предприятия и работником бухгалтерии, наделённым правом подписи на кассовых документах. Если к расходному кассовому ордеру прилагаются сопроводительные документы с резолюцией директора, то ему расписываться на РКО уже не обязательно.

РКО применяется при любом способе ведения учёта: и при «бумажном», и с использованием ПО. Если «расходник» не формируется автоматически программными средствами, его оформляют по утверждённой форме, чаще на компьютере, но не запрещено заполнять его от руки на специальном бланке (скачать бланк расходного кассового ордера можно здесь ). Главное правило – документ должен быть заполнен разборчиво, без ошибок и помарок.

Каждый РКО имеет свой регистрационный номер, который ему присваивается по порядку с начала календарного года. Порядковый номер фиксируется в журнале регистрации ПКО и РКО, который ведётся по форме КО-3.

Перечень реквизитов РКО и порядок их заполнения

Перейдем к изучению бланка КО-2: какие графы в нем содержатся, и как правильно заполнять расходный кассовый ордер.

1. Поле «Организация» предназначено для наименования предприятия, в котором происходит выдача денежных средств.

2. Поле «Структурное подразделение» заполняется, если в фирме имеются отделения, и при оформлении бухгалтерской документации принято уточнять, какое именно подразделение создаёт платёжный документ. В иных случаях данное поле можно не заполнять.

3. В поле «Коды» указываются коды документа в соответствии со справкой Госкомстата. Для бланка РКО код по ОКУД - 0310002.

4. Графа «Номер документа» содержит номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале.

5. Рядом с порядковым номером находится ячейка «Дата составления» – указывается дата формирования документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

6. Далее в табличной форме заполняются следующие столбцы:

  • «Дебет. Код структурного подразделения» заполняется в том же случае, что и п. 2;
  • в поле «Дебет. Корреспондирующий счет» записывается номер дебетового счёта (субсчёта) бухгалтерской проводки по описываемой операции;
  • «Дебет. Код аналитического учета» – указывается код корреспондентского счёта из предыдущего пункта, если в организации ведется аналитический учёт;
  • поле «Кредит» - указывается кредитуемый счет (обычно это счет кассы) по операции выдачи денежных средств;
  • графа «Сумма, руб.коп.» – сумма расходуемых денежных средств в цифровом выражении (в рублях и копейках);
  • код целевого назначения – заполняется по необходимости, если кодировка в организации применяется.

Этот блок расходного кассового ордера предназначен для заполнения бухгалтерией в соответствии с планом счетов организации. ИП могут поля «Дебет» и «Кредит» оставлять пустыми.

7. В строке «Выдать» прописываются полностью фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются деньги, в дательном падеже («кому»).

8. Строка «Основание» – указывается назначение расходования выданных средств (например, аванс на командировочные расходы, выдача заработной платы и т.п.).

9. В поле «Сумма» размер выплаты указывается прописью: с начала строчки, с заглавной буквы, в рублях полностью, не сокращая (включая и само слово «рублей»), сумма копеек пишется цифрами, а слово «копеек», «копейки» - так же целиком.

10. Графа «Приложение» содержит реквизиты документов, на основании которых производится денежная операция (№ и дата приказа, квитанции, заявления).

11–12. Следующие две строки предназначены для подписей руководителя и бухгалтерии. Здесь указываются должность (директор, главный (старший) бухгалтер), подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.

13. Поле «Получил» заполняет получатель: сумма прописью точно так, как в п.9.

14. Под строкой «Получил» получатель проставляет текущую дату и собственноручную подпись.

15. В поле «По» – указываются реквизиты паспорта получателя (серия, номер, место и дата выдачи) или другого документа, удостоверяющего личность.

16. Последняя строка заполняется кассиром, выдавшим денежные средства: подпись и расшифровка подписи.

Если выдача денежных средств производится не в рублях, а иностранной валюте, заполнение РКО происходит, соответственно, с указанием расчётной валюты.

Во всех графах, куда не вносится никакая информация, ставятся прочерки. Чтобы правильно оформить документ, воспользуйтесь образцом расходного кассового ордера на нашем сайте.

Выдача денег по РКО

Все кассовые операции на предприятиях должны производиться с соблюдением кассовой дисциплины. Это означает, что кассир может выдать расходную сумму только тому лицу, чьё имя указано в ордере. Идентификация личности получателя проводится по паспорту или другому документу. В организациях допускается получение денег по служебным удостоверениям, если на них есть фотография и подпись владельца.

Бывают случаи, когда лицо, для которого предназначены деньги, не может получить их лично, а поручает это сделать по доверенности. Тогда фамилия, имя и отчество доверенного лица указываются в графе «Выдать» после данных доверителя. При этом доверенность будет обязательным приложением к РКО, и ее реквизиты заносятся в поле приложений.

Расходный кассовый ордер

Выдачу наличных денежных средств производит бухгалтерия. Основанием служит расходный кассовый ордер (РКО). Постановление Госкомстата России утвердило официальный бланк, форма № КО-2. РКО оформляется в зависимости от порядка ведения кассовых операций. Бланк выписывает бухгалтерский работник или ответственное лицо в одном экземпляре.

Как заполнить

Пример заполнения расходного кассового ордера

В заголовке указывают наименование организации и структурное подразделение (если оно отсутствует, ставится прочерк).

Из справки Госкомстата выбирают «Коды», по ОКУД 0310002 выставляется код документа.

«Номер документа» выставляют на основании записей в регистрационном журнале приходных и расходных документов кассы (Форма № КО-3) .

Нумеруют кассовые документы с начала календарного года по порядку.

Расходные кассовые ордера составляют в тот день, когда были выданы из кассы денежные средства. Указанная в нем дата – дата выдачи денег. Ее указывают в соответствующей графе в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами.

Графу по Дебету и Кредиту заполняет бухгалтер, который обрабатывает данный первичный документ.

Графу «Дебет, код структурного подразделения» заполняют тогда, когда выдача денег происходит в структурном подразделении (в отделе магазина, на конкретной торговой точке). В ином случае графу прочеркивают.

Строка «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» содержит номер счета и, при необходимости, субсчета. По его дебету отражают выбытие из кассы денежных средств.

Строку «Дебет, код аналитического учета» заполняют только в случае применения таких кодов в организации. Тогда по счету записывают код аналитического учета, который указывают в предыдущей строке. В других случаях здесь ставят прочерк.

Графа «Кредит» отражает номер счета, по кредиту которого выдают денежные средства.

Графа «Сумма, руб. коп.» содержит цифровые записи денежной суммы, которую выдают из кассы организации. Их делает бухгалтер.

Строку «Код целевого назначения» заполняют в том случае, если предприятие в своей деятельности применяет соответствующую систему кодирования. Тогда указывают код назначения использования выбывших денежных средств.

В графе «Выдать» отмечают в дательном падеже ФИО человека, которому выдают из кассы средства.

Строка «Основание» включает содержание финансовой операции.

Строка «Приложение» содержит наименование прилагаемых первичных и иных документов, на основании которых производится выдача денег из кассы. В случае если деньги выдают сотруднику сторонней организации, то он должен предоставить доверенность от своей организации на получение денежных средств. Ее оставляют как приложение к ведомости или расходному ордеру.

Уже оформленный РКО регистрируют в журнале по форме № КО-3. Его подписывает главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и руководитель организации. Подпись руководителя не обязательна на данном документе в том случае, если его разрешающая резолюция на проведение операции есть на документах, прилагаемых к РКО .

Затем бланк передают кассиру, который проверяют правильность составления ордера.

Графу «Получил» заполняет лицо, которое должно получить деньги из кассы. Здесь указывается получаемая денежная сумма (рубли прописывают с заглавной буквы, прописью, с начала строки; копейки отмечают цифрами). Ниже ставится подпись и дата получения.

Если выдача денег по ордеру осуществляется отдельному лицу, то кассир должен потребовать к предъявлению документ, удостоверяющий личность (паспорт и пр. любой официальный документ, в котором есть фотография владельца и его подпись). В следующую графу РКО кассир вносит наименование, номер, место выдачи и дату документа.

Документ указывают в независимости от получателя денег: будь то свой сотрудник или представитель сторонней организации. Исключений не предусмотрено.

Графу «Выдал кассир» заполняет кассир после выдачи денежных средств по РКО. Он расписывается и указывает свои ФИО.

Приложенные к бланку документы кассир погашает штампом с указанием на них даты или надписью «Оплачено».

Важно помнить, что РКО всегда остается в кассе. На руки лицам, получившим денежные средства, он не выдается.

Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

Ведение операций с наличными деньгами требует соблюдения строгой кассовой дисциплины, которая предполагает также правильное заполнение первичных кассовых документов. Здесь вы сможете скачать бланк расходного кассового ордера и узнать, как правильно его заполнить.

Для чего нужен расходный кассовый ордер?

Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году.

Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте.

Как производится выдача наличных средств?

Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.

Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.

Как правильно заполнить расходный ордер?

Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций.

  • В заголовке расходного кассового ордера необходимо указать наименование предприятия и его структурного подразделения (если такие имеются, а если нет – в строке «структурное подразделение» ставится прочерк).
  • Графа «Код ОКПО» заполняется согласно данным государственной статистики. Коды присваиваются при регистрации предприятия.
  • Графа «Номер документа» предполагает указание номера ордера по порядку. Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3).
  • В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, что означает написание числа и месяца двумя цифрами, а года – четырьмя. Например, 08.02..
  • Графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются в тех организациях, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В этом случае их просто нужно оставить пустыми.
  • В графе «Сумма, руб.,коп.» указывается размер выданной из кассы суммы в цифровом формате через запятую. Например, 1678,45 рубля.
  • Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если предприятие использует систему кодов для расхода и прихода средств. В противном случае графу оставляют пустой.
  • В графе «Выдать» необходимо указать фамилию, имя и отчества сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги. Например, Соколовой Инне Петровне.
  • В графе «Основание» указывается основание для выдачи средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем.
  • В графе «Сумма» указывается сумма выданных средств прописью. При этом количество рублей пишется с заглавной буквы и с начала строки, а копейки, указываются цифрами.
  • Графа «Приложение» должна содержать перечень первичных документов с датами и номерами, на основании которых производится выдача наличных. Это могут быть распоряжения или приказы (выписки из приказов) руководителя, договора, квитанции или доверенности.
  • Графу «Получил» должен заполнить тот, кто получает наличные. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с заглавной буквы, рубли нужно писать прописью, а копейки – цифрами. Под суммой получатель должен поставить свою подпись и дату получения средств.
  • В графу «По» нужно вписать название предъявленного получателем документа (он должен удостоверять личность), его номер, дату и место выдачи. Графа может быть заполнена как получателем средств, так и сотрудником, который осуществляет выдачу наличных.
  • В графе «Выдал» кассир указывает свои данные: фамилию, имя, отчество. Графа должна заполняться только после того, как наличные выданы.

Что делать с заполненным расходным ордером?

Теперь, когда уже понятно, как заполнять расходный кассовых ордер, осталось выяснить, что делать потом с этим документом? И кто подписывает его кроме кассира, выдавшего средства?

Расходный ордер подписывает руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и главный бухгалтер (все это делается до того, как деньги выдаются на руки получателю). Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия, так как он удостоверяет расход средств и является подтверждением того, что наличные деньги были выданы на законных основаниях и не могут считаться недостачей. Ордер вместе с документами, являющимися основанием для расхода средств, подшивается в кассовую книгу. Он ни в коем случае НЕ ВЫДАЕТСЯ на руки тому, кто получает наличные деньги из кассы

Источники: http://dezhur.com/db/buhgalteriya/kak-pravil-no-zapolnit-rashodnyy-kassovyy-order.html, http://mirblankov.ru/rasxodnyj-kassovyj-order/, http://moyafirma.com/buhgalteriya/rashodnyj-kassovyj-order-dlya-chego-on-nuzhen-i-kak-pravilno-ego-zapolnit.html






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением